Manual Oficial de Implementación de WhatsApp API

1. Planes de Optichat

2. ¿Qué incluye el software Optichat?

Todos los planes incluyen acceso a los módulos administrativos de la plataforma:

• Agenda.
• Historia clínica digital.
• Órdenes de servicio.
• Órdenes de laboratorio.
• Inventario.
• Tesorería.
• Contabilidad.
• CRM.
• Gestión de pacientes.
• Reportes.
• Gestión operativa completa de la óptica.

La óptica puede utilizar estos módulos sin necesidad de activar WhatsApp API.

3. ¿Qué incluye la Implementación de WhatsApp API?

• Agendamiento del proceso con un Agente de Entrada.
• Revisión del estado del negocio en Meta.
• Creación o configuración del Portafolio de Meta.
• Configuración de WhatsApp API.
• Acompañamiento durante el proceso de verificación.
• Obtención de las credenciales técnicas necesarias.
• Integración con Optichat.
• Configuración inicial.
• Validación del correcto funcionamiento.

4. Acompañamiento incluido

Los clientes que adquieran cualquiera de los planes mediante pago semestral o anual tendrán incluido el acompañamiento para la implementación de WhatsApp API sin costo adicional por este concepto.

5. Cambio de WhatsApp Business a WhatsApp API

Para utilizar las automatizaciones de Optichat es necesario migrar el número de WhatsApp Business hacia WhatsApp API.

Este proceso permite activar funcionalidades como recordatorios automáticos de citas, avisos de que las gafas están listas, seguimientos posventa, mensajes masivos, automatizaciones y asistente IA según el plan contratado.

6. Propiedad del número de WhatsApp

El número telefónico siempre será propiedad del cliente.

En caso de finalizar los servicios con Optichat, el cliente podrá solicitar la migración de su número de WhatsApp API hacia otra plataforma compatible.

Optichat no retiene, bloquea ni limita la propiedad del número telefónico del cliente.

7. Compromisos del cliente

• Asistir puntualmente a las reuniones programadas.
• Tener un computador disponible durante la primera reunión.
• Tener acceso a Facebook.
• Tener acceso al correo electrónico asociado a Meta.
• Tener acceso al Business Manager si ya existe.
• Tener disponibles los documentos que Meta pueda solicitar.

8. Reuniones de implementación

Las reuniones serán programadas previamente. Si el cliente no asiste, llega tarde, cancela continuamente o solicita múltiples reprogramaciones, Optichat podrá reprogramar el proceso de acuerdo con la disponibilidad del equipo.

9. Verificación del negocio

La aprobación del negocio depende exclusivamente de Meta. El proceso puede tardar hasta quince (15) días calendario.

En algunos casos Meta solicita documentación adicional debido a baja presencia digital, sitio web incompleto, redes sociales poco desarrolladas, información inconsistente o documentación pendiente.

Optichat no puede acelerar ni garantizar la aprobación del negocio por parte de Meta.

10. Ausencia del Agente de Entrada

Si el Agente de Entrada no asiste, no responde oportunamente o incumple los horarios acordados, el cliente podrá comunicarse con el área de Éxito del Cliente de Optichat.

Optichat revisará el caso y aplicará las medidas internas correspondientes.

11. Publicidad en Facebook e Instagram

La implementación de WhatsApp API NO incluye administración de campañas, publicidad en Facebook o Instagram, segmentación, optimización ni administración del Administrador de Anuncios.

Estos servicios corresponden al trabajo de un Trafficker Digital, Community Manager o Agencia de Marketing, y son independientes a Optichat.

12. Tarjeta SIM

Si el cliente adquiere una SIM Card nueva para utilizar con WhatsApp API deberá conservarla. Meta puede solicitar nuevamente un código de verificación meses después de la implementación.

Si el cliente lo desea, Optichat podrá custodiar la SIM para futuras verificaciones.

13. Alcance del servicio

La implementación comprende únicamente la activación del canal oficial de WhatsApp API para su funcionamiento con Optichat.

No incluye desarrollos personalizados, integraciones con software de terceros, automatizaciones externas, desarrollo de aplicaciones ni servicios diferentes a los ofrecidos por Optichat.

14. Responsabilidad sobre Meta

Meta es la única entidad que aprueba o rechaza un negocio, define las políticas de WhatsApp Business Platform y establece las condiciones para el uso de la plataforma.

Optichat acompaña al cliente durante todo el proceso de implementación; sin embargo, no puede garantizar la aprobación del negocio, los tiempos de respuesta de Meta, la aprobación de plantillas, la continuidad de políticas, los límites de envío o la suspensión o bloqueo de cuentas por decisiones tomadas por Meta.

15. Requisitos previos para iniciar la implementación

• Computador con acceso a internet.
• Acceso a su cuenta personal de Facebook.
• Acceso al correo electrónico asociado a Meta.
• Acceso al Business Manager, si existe.
• Número de WhatsApp que será migrado.
• Cámara de Comercio, cuando aplique.
• RUT actualizado, cuando Meta lo solicite.
• Página web, si dispone de una.
• Redes sociales activas.

16. Política de reembolso

El valor de la implementación corresponde al trabajo realizado por el especialista encargado del proceso.

Si Meta rechaza la verificación por razones ajenas a Optichat, como documentación insuficiente, información inconsistente, baja presencia digital, incumplimiento de políticas de Meta o decisiones propias de Meta, el valor de la implementación no será reembolsable.

Optichat habrá prestado el servicio de acompañamiento, configuración y asesoría correspondiente.

17. Tarifas de mensajería de WhatsApp API

La implementación de WhatsApp API permite conectar el número oficial de WhatsApp con Optichat para utilizar las automatizaciones de la plataforma.

Conversaciones de Utilidad

Corresponden a mensajes relacionados con la atención del paciente, como recordatorios de citas, confirmaciones, avisos de que las gafas están listas, seguimientos posventa e información relacionada con un servicio solicitado por el paciente.

Conversaciones de Marketing

Corresponden a mensajes cuyo objetivo es promocionar productos o servicios, como promociones, jornadas visuales, lanzamientos, descuentos, campañas comerciales y mensajes masivos promocionales.

• Las tarifas son cobradas directamente por Meta al método de pago registrado por el cliente.
• Optichat no recauda, factura ni controla estos valores.
• Las tarifas pueden variar según el país y las políticas vigentes de Meta.
• Meta podrá modificar estas tarifas en cualquier momento sin previo aviso.

18. Método de pago de Meta

Para utilizar WhatsApp API es obligatorio registrar un método de pago válido dentro del Business Manager de Meta.

Todos los cobros por conversaciones serán realizados directamente por Meta al cliente.

Si el método de pago presenta inconvenientes, fondos insuficientes o es eliminado, Meta podrá suspender el envío de mensajes hasta solucionar la situación.

Optichat no tiene acceso al método de pago del cliente ni interviene en dichos cobros.

19. Plantillas de WhatsApp

Para enviar mensajes automáticos y campañas masivas mediante WhatsApp API es necesario utilizar plantillas previamente aprobadas por Meta.

Optichat podrá asesorar al cliente en la creación y configuración de dichas plantillas. Sin embargo, la aprobación depende exclusivamente de Meta.

20. Calidad del número y uso responsable

El cliente se compromete a utilizar WhatsApp API de acuerdo con las políticas de Meta.

El envío de mensajes no solicitados, spam, bases de datos adquiridas sin autorización, contenido engañoso o cualquier práctica que incumpla las políticas de Meta puede afectar la calidad del número.

Meta podrá reducir la calidad del número, limitar el volumen de mensajes, suspender temporalmente el canal o bloquear definitivamente la cuenta.

Optichat no será responsable por sanciones ocasionadas por el uso indebido del canal por parte del cliente.

21. Responsabilidad del cliente sobre su cuenta de Meta

El cliente es el propietario de su cuenta de Meta y será responsable de mantener actualizados sus accesos, conservar sus contraseñas, mantener actualizado su método de pago, suministrar información veraz, cumplir las políticas de Meta y administrar correctamente su cuenta comercial.

Optichat acompaña el proceso técnico, pero no administra la cuenta de Meta del cliente como propietario.

22. Suspensión o cancelación de la suscripción de Optichat

La implementación de WhatsApp API corresponde únicamente al proceso de activación inicial. Las automatizaciones funcionan gracias a la plataforma Optichat.

Si la suscripción presenta mora, suspensión o cancelación, las automatizaciones dejarán de funcionar, los recordatorios automáticos dejarán de enviarse, los mensajes masivos no podrán ejecutarse y las integraciones con Optichat quedarán suspendidas hasta reactivar el servicio.

El pago de la implementación no reemplaza el pago de la suscripción del software.

23. Actualizaciones del CRM y nuevas funcionalidades

Optichat es una plataforma en constante evolución.

Nuestro equipo de desarrollo continuará incorporando nuevas funcionalidades orientadas a automatizar más procesos, mejorar la gestión administrativa, incrementar las ventas, fidelizar pacientes y optimizar la operación de la óptica.

Cuando una nueva funcionalidad haga parte del plan contratado por el cliente, será habilitada sin costo adicional.

Si una funcionalidad pertenece a un plan superior o corresponde a un servicio premium, Optichat notificará previamente al cliente sus características y condiciones.

En ningún caso el cliente estará obligado a cambiar de plan para continuar utilizando su suscripción actual.

24. Condiciones generales

Optichat se compromete a brindar un proceso transparente, profesional y acompañado durante toda la implementación.

El cliente se compromete a suministrar información veraz, asistir a las reuniones programadas y colaborar con los requerimientos solicitados por Meta.

Nuestro objetivo es que cada óptica pueda aprovechar al máximo las automatizaciones oficiales de WhatsApp API para mejorar la atención al paciente, optimizar sus procesos y aumentar sus ventas.

Agradecemos la confianza depositada en Optichat y estaremos disponibles para acompañarte durante todo el proceso de implementación y crecimiento de tu negocio.